Penulisan Laporan

1. Pengertian Laporan

Laporan adalah penyampaian informasi dari seorang petugas/pejabat kepada petugas/pejabat lain dalam suatu system administrasi.

Menurut FX Soedjadi, pengertian laporan, sebagai berikut:

a. Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada antara mereka.

b. Laporan adalah salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.

2. Dasar-dasar Membuat Laporan

Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi, agar dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah lapran harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut.

a. Lengkap. Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap.

b. Jelas. Sebuah lapran disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda.

c. Benar/akurat. Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah.

d. Sistematis. Laporan harus dioraganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibacadan diikuti oleh pembaca.

e. Objektif. Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Penulis harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam menilai sesuatu.

f. Tepat waktu. Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.

3. Jenis-jenis Laporan

Jenis-jenis laporan dapat ditentukan berdasarkan sifat dan kandungan laporan itu.

a. Laporan menurut bentuknya, yaitu

a) Laporan lisan, disampaikan secara lisan, biasanya dilakukan hal-hal yang perlu segera disampaikan. Laporan lisan dapat disampaikan dengan tatap muka, lewat telepon, wawancara, dan sebagainya.

b) Laporan tertulis. Disampaikan secara lengkap dalam bentuk tulisan.

b. Laporan menurut isinya, yaitu:

a) Laporan kegiatan, misalnya pelaksanaan perkemahan, pelaksanaan ujian SKU,dll.

b) Laporan perjalanan, misalnya laporan wisata, dsb.

c) Laporan keuangan, menyangkut masalah penerimaan dan penggunaan uang.

d) Laporan informatif, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi.

e) Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si penulis, dengan maksud memberikan rekomendasi (ususl). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.

f) Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si penulis, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam.

g) Laporan pertanggungjawaban. Si penulis memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan atau sudah dilaksanakan.

h) Laporan kelayakan, penulis menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan layak atau tidak layak.

c. Laporan menurut bahasa yang digunakan, yaitu:

a) Laporan yang ditulis secara popular, yaitu menggunakan kata-kata sederhana, kadang-kadang diselingi dengan kalimat humor/lucu. Bentuk laporan ini bisa disebut juga dengan laporan non formal, yaitu laporan yang tidak memenuhi beberapa unsure formal. Laporan ini bersifat pribadi yang disesuaikan dengan kepentingan penulisannya.

b) Laporan yang ditulis secara ilmiah, yaitu sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat tetapi padat dan sistematis serta logis. Bentuk laporan ini disebut dengan laporan formal, yaitu laporan yang memenuhi persyaratan sebagai berikut.

a. Ada halaman judul.

b. Ada surat atau pernyataan penyesalan.

c. Ada daftar isi.

d. Ada ikhtisar

e. Ada pendahuluan, isi dan penutup.

d. Laporan menurut bentuknya, yaitu:

a) Laporan berbentuk memo, biasanya laporan pendek yang memuat hal-hal pokok saja dan beredar di kalangan intern organisasi.

b) Laporan berbentuk surat, isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, bisa ditunjukkan ke luar organisasi.

c) Laporan berbentuk naskah, laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.

4. Fungsi Laporan

Penyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seornag bawahan kepada atasan, dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas atau mempunyai fungsi control dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan. Laporan juga bersifat koordinatif bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanya. Atas dasar ini laporan mengandung empat fungsi, yaitu:

a. Fungsi infromatif. Laporan bisa digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya.

b. Fungsi pertanggungjawaban. Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan/atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.

c. Fungsi Pengawasan. Dengan membaca laporan, seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.

d. Fungsi pengambilan keputusan. Laporan dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif.

5. Sistematika Penulisan Laporan

Hendaknya dalam membuat laporan, laporan tersebut dapat menjawab semua pertanyaan mengenai: apa (WHAT), mengapa(WHY), siapa(WHO), dimana(WHERE), kapan (WHEN), dan bagaimana (HOW).

Dalam penyusunan laporan, urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahaminya. Urutan isi laporan, sebagai berikut.

1. Pendahuluan

Pada bagian pendahuluan, harus disebutkan tentang:

a. Latar belakang kegiatan

b. Dasar hukum kegiatan

c. Tujuan kegiatan

d. Ruang lingkup isi laporan

2. Isi laporan

Pada bagian ini, harus dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan, antara lain:

a. Jenis kegiatan

b. Tempat dan waktu kegiatan

c. Petugas kegiatan

d. Persiapan dan rencana kegiatan

e. Peseta kegiatan

f. Pelaksanaan kegiatan

g. Kesulitan dan hambatan

h. Hasil kegiatan

i. Kesimpulan dan saran.

3. Penutup

Pada bagian ini, penulis dapat menuliskan ucapan terima kasih serta menambahkan kesimpulan dan saran.

Menurut FX Soedjadi, laporan merupakan hal yang sangat penting sehingga pembuatan laporan haruslah tepat. Adapun ketepatan tersebut menurut FX Soedjadi harus melalui prosedur-prosedur yang tepat pula dimana prosedur pembuatan laporan mencakup tujuh pokok langkah sebagai berikut.

1. Pengumpulan Data dan Fakta

Laporan yang tepat adalahh laporan yang lengkap data yang dibutuhkan maupun memuat fakta yang akurat. Agar data dan fakta tersebut dapat dipercaya dan akurat, maka pengumpulannya harus melalui cara-cara sebagai berikut.

a. Melakukan observasi

b. Mengadakan wawancara bagi data dan fakta yang memerlukan pendapat

c. Melakukan penyebaran daftar pertanyaan.

2. Pemindahan tabulating Data dan Fakta

Setelah melakukan pengumpulan data dan fakta secara acak, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemilihan data dan fakta tersebut. Pemilihan data tersebut bisa dilakukan dengan cara:

a. Pemilihan data berdasarkan pembedaan cakupan yang diteliti

b. Dibeda-bedakan menurut peristiwa dan dampaknya.

c. Dibeda-bedakan menurut gambar, grafik, maupun tabel.

d. Melakukan tabulating, yaitu mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel.

3. Membuat Kerangka Laporan

Pada dasarnya kerangka laporan mencakup 4 bagian pokok, yaitu

a. Pendahuluan

Dengan melihat isi pendahuluan, pembaca dapat mengetahui:

a) Maksud dan tujuan pembuatan laporan.

b) Masalah yang akan dibahas.

c) Batasan masalah

d) Sistematika penulisan laporan.

e) Pendekatan penyelesaian yang digunakan.

b. Tubuh Laporan

Dalam tubuh laporan inilah yang merupakan pembahasan maupun penyelesaian masalah yang dikemukakan, karena:

a) Di dalamnya terpapar segala data dan fakta yang telah dipisah-pisahkan menurut kepentingan penyelesaiannya.

b) Terdapat analisa penulis.

c) Terdapat hasil penyelesaian masalah dan kemudian ditarik kesimpulan dan saran dari penulis.

Biasanya bagian tubuh laporan ini merupakan bagian terpanjang dalam penulsian keseluruhan laporan, oleh karenanya bagian ini biasanya terbagi-bagi menjadi beberapa bagian, misalnya:

a) Permasalahan

b) Batasan masalah

c) Hipotesa

d) Latar belakang teori

e) Bagian (part)

f) Bab-bab (chapters)

g) Sub bab-sub bab

c. Saran

Saran disini sudah terangkum semua penyelesaian masalah secara tegas tanpa memberikan alternative-alternatif pilihan lagi. Biasanya pada laporan survey, saran tersebut dimasukkan ke dalam tiap akhir uraian pada tiap-tiap akhir bab atau bisa juga dapat sekaligus disatukan sebagai bab terkahir dari seluruh laporan.

d. Kesimpulan dan Penutup

Kesimpulan dan penutup sebagai logika dari hubungan korelasi antara daya, fakta dan analisa. Adapun kesimpulan ini bisa juga dijadikan ke dalam satu bab dengan abb saran, karena saran tersebut merupakan pencerminan kesimpulan yang jelas tanpa pemberian alternative lagi.

Sedangkan pada penutup, di samping tercermin penegasan logika juga berupa penegasan saran-saran atau harapan penyempurnaan kegiatan-kegiatan selanjutnya serta implementasi dari semua ide-ide yang terpapar.

 

 

 

 

 

 

Sumber:

http://www.elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab8_penulisan_laporan.pdf

http://www.pramukanet.org/index.php?option=com_content&task=view&id=396&Itemid=100

http://jilena.blogdetik.com/2009/03/10/membuat-laporan/

 

 

By nti0402

One comment on “Penulisan Laporan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s